Die Erfassung und Ablage von Fortbildungszertifikaten war in unserer Behörde lange Zeit ein aufwendiger Vorgang – geprägt von Medienbrüchen, manuellen Arbeitsschritten und fehlender Übersicht. Für viele Beteiligte bedeutete das: viel Aufwand, wenig Transparenz. Der Wunsch nach einer digitalen, standardisierten Lösung war groß – doch wie lässt sich ein solches Vorhaben ohne große Investitionen umsetzen? Genau hier beginnt unser Erfahrungsbericht. Wir haben mit vorhandenen technischen Möglichkeiten gearbeitet – und einen Ansatz entwickelt, der sowohl die Mitarbeitenden als auch das Personalamt aktiv einbindet. Dabei ging es nicht nur um Digitalisierung im engeren Sinne, sondern auch um klare Strukturen, einfache Prozesse und nachvollziehbare Schritte. Von der ersten Pilotierung über technische Anpassungen bis hin zur Integration in bestehende Workflows: Die Umsetzung hatte viele Facetten. Auch Führungskräfte sollten profitieren – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Welche Überlegungen dabei eine Rolle spielten, wie wir typische Stolpersteine umgangen haben und warum kleine Veränderungen manchmal große Wirkung zeigen, erfahren Sie in diesem Praxiseinblick.